• KONGRE ÖNCESİ PROJE YÖNETİMİ

• Kongreye özel Proje Ekibinin oluşturulması.

• Bütçe çalışmalarının detay ve alternatifleriyle planlanması ve hazırlanması.

• Finansmanın sağlanması ve yönetimi.

• Kongre yer,zaman ve mekan seçim çalışmalarının yapılması.

• Toplantı salonları, fuaye ve stand alanlarının efektif kullanımını sağlamak,verimli kongreler düzenlemek için, Kongre Düzenleme Kurulu ile kongre merkezini ve otellerini belirlemek amacıyla bölgeye denetim gezilerinin düzenlenmesi.

• Sponsorluk kalemlerini detayları ile hazırlar, sponsorluk görüşmeleri ve buna bağlı tüm çalışmaları yürütür.

• Toplantı salonları, stand alanları, yönlendirme planlarını elektronik ortamda hazırlayarak proje hakimiyetini artırır.

• Gerek sponsor gerekse potansiyel kongre katılımcılarının adres bankasının oluşturulması ve düzenli olarak güncel bilgilerini ulaştırılması.

• Kongre tanıtımında; katılımcılara alışılmış posta ve poster duyuru hizmetlerine ek olarak e-mail, web sitesi ve dijital duyurular aracılığı ile ek tanıtım imkanı sağlar.

• A’dan Z ‘ye tüm kongre süresince kullanılacak olan konseptin alternatifleriyle hazırlanması ve geliştirilmesi.

• Abstractların online (veya istenilen şekilde) olarak toplanması, jüri oylama altyapısının oluşturulması.Oylama sonrası abstract tasnifi, Kongre Düzenleme Kuruluna sunulması ve onay yazılarının gönderilip raporlanması.

• Kongre duyuruları, kongre kitabı ve/veya abstract kitabı tasarım ve basımını en iyi şekilde takip ederek bütçenin en yüksek düzeye taşınması.İlgili raporların Kongre Düzenleme Kuruluna periyodik olarak güncel bilgilerin iletilmesi.

• Yurtiçi (TTB-STE) ve yurtdışı (CME) bilimsel kredi başvurularının yapılması ve takibi.

• Yurtiçi ve yurtdışı VIP katılımcılar ile gerekli yazışmaların yapılarak otel ve uçak rezervasyonlarının takibi ve yapılması.

• Halka ilişkiler, tanıtım ve reklam çalışmalarının Kongre Düzenleme Kurulu ile beraber koordineli olarak yürütülmesi.

• Devlet ve gerekli resmi kurumlara bilgi ve duyuruların yapılması. Bu süreçte gerekli altyapının oluşturularak, sekreterya hizmetlerinin verilmesi.

• Kongre Bilimsel ve Sosyal Programının oluşturulmasında Kongre Düzenleme Kurulu ile ortak çalışmaların yapılması.

 

 

• ON-SITE PROJE YÖNETİMİ

 

• Kongre merkezinin katılımcıların ilk adımda tüm altyapı ve görselleriyle hazır hale getirilmesi için kongre başlangıç tarihinden 1 veya 2 gün önce; yönetici, teknik, dekor, interaktif ve host-hostes ekibiyle kongre merkezinde çalışmaların başlatılması.

• Tüm katılımcıların kongre merkezi ulaşımları için başta havalimanı olmak üzere tüm varış noktalarından kongre logo ve ismini içeren board ve stand karşılamaları ile kongre merkezine transferlerinin gerçekleştirilmesi.

• Kongre sekreteryası ile mükemmel bir koordinasyon içerisinde çalışan kayıt ve otel karşılama deskleri sayesinde aksamalar ve uzun kuyrukların oluşmamasının sağlanması.

• Sunum kontrol, internet cafe, basın odası ve faculty room gibi özel odaların görsel ve teknik altyapı bakımından, mükemmel şekilde hazırlanması.

• Kongre kayıt, sunum kontrol ve salonlar arasında kurulan kablolu veya kablosuz ağ bağlantısı sayesinde bilgi aktarımının en üst düzeyde tutulması.

• Elektronik yönlendirme ve bilimsel program akışlarıyla, teknolojinin en ince detaylarla katılımcılara sunulması.

• Toplantı salonları başta olmak üzere tüm kongre merkezinde son teknolojiye uygun teknik hizmetin sağlanması.

• Kongre sırasında kurulan transfer ve uçak değişikliği deksi sayesinde katılımcıların programlarını aksatmamalarını ve zamanı en iyi şekilde kullanmalarını sağlar.

• Kongre öncesi ve sırasında bölgeye özel turların düzenlenmesi.

• Açılış kokteyli, gala yemeği, VIP davet ve yemeklerde ulaşımından süslenmesine, dekorundan sanatçısına farklılığın katılımcılara hissettirilmesi.

• Ödül törenleri konsept ve uygulaması, katılımcılara yönelik turnuva ve aktivitelerin düzenlenmesi, refakatçilere özel program ve aktivitelerin oluşturulması ve organizasyonu.

• Yurtiçi ve yurtdışı VIP katılımcılarla birebir ilgilenerek sizin için özel olduklarının en iyi şekilde hissettirilmesi.

• Kongre çantası, yaka kartı ve sertifikalarını kongre konseptine uygun bir şekilde uygulayan MUDO Congress ile kongre sırasında yeni kayıtlara anında yaka kartı katılım belgesi verilebilmesi.

• Kongre basın bültenlerini hazırlayarak, genel ve mahalli basınla beraber konuya özel yayın kuruluşlarında yer almasının sağlanması.

• Kongre gazetesi, kongre tv ve multimedya programların oluşturulması ve uygulanması.

• Akıllı Kapı Sistemi (Smart Gate System) ile salonların katılım raporlarının anında oluşturulabilmesi.Kongre sonrasında detaylı raporların hazırlanması.

 

• PROJE SONLANDIRILMASI

 

• Kongre sonrası mali tabloların sonuçlandırarak, fatura ve bakiye işlemlerinin eksiksiz yerine getirilmesi,

• Tüm mali raporların Kongre Düzenleme Kurulu’na ayrıntılarla sunulması.

• Kongre katılım tabloları ve isim listelerini eksiksiz ve detaylı bir şekilde raporlandırarak, Kongre Düzenleme Kurulu’na sunulması.

• Yurtiçi (TTB-TSE) ve yurtdışı (CME) kredi sağlayıcılarının kongre sonrası talep ettiği, belge ve verilerin profesyonelce hazırlanarak zamanında teslim edilmesi.

• Kongre sonrası Sponsor ve Kongre Düzenleme Kurulu’yla değerlendirme toplantılarının düzenlenmesi.

 

 

• ULUSLAR ARASI KONGRE ORGANİZASYONLARI

 

 

• Kongre teklifinin ve tanıtım dosyalarının, il ve/veya genel resmi yönetimlerden yazılı, görsel destekler alınarak ses getirecek şekilde hazırlanması.
• Adaylık süresince gerekli tanıtım, lobi faaliyetlerinin yürütülmesi ve finansman sağlanması.
• Özel logo ve konsept tasarımlarının alternatifleriyle oluşturulup, nihai konseptin yaratılması.
• Uluslar arası Kongre Seçici Kurul ve/veya Jüri için yapılacak tanıtım ve keşif gezileri öncesinde, basılı ve görsel destekli tanıtım kitlerinin gönderilmesi.
• Kongrenin ülkemizde düzenlenmesinde önemli rol oynayacak diğer kongrelerde, stand ve benzeri tanıtım aktivite, reklam çalışmalarının gerçekleştirilmesi.
• Kongrenin gerçekleştirilmesi aşamasında, tüm organizasyonlarda olduğu gibi üstün servisi ve detaylarda mükemmeliyetin sağlanması.
• Uluslar arası kongre deneyim personeliyle ülkemiz adına yakışan proje yönetiminin gerçekleştirilmesi.
• Kongre süresince her dilde host-hostes, mihmandar, rehber ve deneyimli personeliyle ile tüm servislerin istenilen dilde sağlanması.

 

 

• ULUSLAR ARASI KONGRELERE KATILIM

 

 

• Uluslar arası kongrelerde imkansızı gerçekleştirmeyi ilke edinen Mudo Congress, yurtdışındaki kongre ile ilgili tüm detayları bir rapor halinde sunulması.
• Kongre, kurs, sempozyum kayıt işlemlerini eksiksiz yerine getirilmesi.
• Vize ve pasaport işlemlerini takip edilmesi.
• Yerel kongre organizasyon firmasının konaklamalarda çözüm üretemediği ve yer edemediği durumlarda, kongre otellerinde konaklama rezervasyonlarının, alan-otel-alan transferlerinin ekonomik bir şekilde çözüme kavuşturulması.
• Kongre öncesi ve sırasında şehir turları, çevre gezileri düzenlenmesi.
• Kongre merkezi ve oteller arasında shuttle hizmetleri sağlanması.
• Grup rezervasyonlara ek olarak, münferit rezervasyonların yapılması. 

 

• TEKNİK ALTYAPI

 

 

• Konferans sistemleri
• Çok dilli simultane tercüme sistemleri
• Ses, görüntü ve ışık sistemleri
• Watch-out görüntü sistemleri
• Basın mixeri
• Digital delege mikrofon sistemi
• Infoport sistem
• İnteraktif oylama sistemi
• Kapalı devre TV ve naklen yayın sistemi
• Reji kontrol üniteleri
• Alt yazılı mesaj sistemi
• Modüler internet cafe sistemleri
• Video ve telekonferans sistemleri
• CD - DVD görüntü, kayıt ve kopyalama mobil stüdyosu
• İnteraktif kullanım hizmetleri (kablolu – kablosuz)
• Sahne – dekor tasarım ve uygulamaları
• Kongre ve lansmanlar için özel dekor tasarım uygulamaları
• Havai fişek ve lazer uygulamaları
• Su ve buhar perdeleri
• Özel ses, ışık ve görüntü efekt sistemleri